Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: история технологий обработки информации
С первыми бухгалтерскими операциями, по данным источников, нас связывает 3600 год до н. э. При этом глиняные таблички использовались как материалы для носителей информации в Шумерском государстве. История обработки бухгалтерских документов была разделена на несколько этапов.
Первый этап – это ручная обработка, которая длилась до второй половины XIX века. Данные обрабатывались с помощью пера и чернильницы и собирались с использованием бумаги. Точность была низкой, поскольку человеческий фактор играл не на последнем месте. Помимо этого, информация была плохо защищена, ее доставка осуществлялась почтой или курьерами, что не гарантировало абсолютной безопасности.
Второй этап начался в конце XIX века и длился до середины XX века. Этот этап получил название электромеханический, и начался он с изобретения первого электромагнитного реле в 1831 году. Идея создания механического табулятора, вводимого через перфокарты, появилась благодаря компостированию билетов на железной дороге. На этом этапе были созданы пишущие машинки, модернизирована почтовая система, и бухгалтеры стали работать легче и быстрее, что способствовало улучшению безопасности обработки данных.
Интересен тот факт, что в 1930 году в Питтсбурге была создана вычислительная сеть, на основе которой можно было производить расчеты с покупателями в универмаге. Сеть состояла из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок.
Третий этап связан с началом компьютерной эпохи, которая началась во второй половине XX века. На этом этапе появились первые ЭВМ, которые способны были обрабатывать бухгалтерские данные. Процесс обработки включал учет, анализ и принятие решений. Копировальные техники и диктофоны были изобретены в тот же период, однако объем бумажных документов все еще оставался значительным.
Четвертый этап - это время интеллектуальных решений, которое началось в XXI веке. Сегодня бумажные данные можно перевести в электронный вид. Большинство этапов обработки данных могут быть выполнены без участия человека, что существенно снижает число ошибок. Программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из различных типов документов, включая счета-фактуры или договоры. Современные программы используют искусственный интеллект в качестве одной из ключевых составляющих обработки, например, ABBYY FlexiCapture. При этом данные могут быть получены в любом формате, включая сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. Современные программные решения распознают тип документа и извлекают данные до передачи их в корпоративную информационную систему.
ABBYY FlexiCapture - отличное решение для работы в области документооборота в бухгалтерии. Оно позволяет справляться с массой информации при сдаче отчетности по НДС в налоговую. Количество бумажных документов от поставщиков в конце месяца может значительно возрасти. Если в обычный день необходимо обработать 20-30 документов, то в конце месяца таких документов может быть несколько сотен ежедневно. Вручную выполнить такую работу очень трудно, вероятность ошибок и неточностей возрастает. Необходимо также подчеркнуть, что каждый документ должен соответствовать требованиям законодательства, иначе возможны претензии и штрафы от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерии постоянно поступают электронные документы, которые также необходимо проверять и вводить в систему.
ABBYY FlexiCapture - это универсальная платформа, которая способна оптимизировать важные бизнес-процессы, связанные с документооборотом в бухгалтерии. Эта платформа является идеальным решением в ситуации, когда документы поступают в систему единым потоком и имеют любую форму, без предварительной сортировки.
Благодаря использованию ABBYY FlexiCapture, работа бухгалтера становится намного проще. Сотрудник бухгалтерии запускает приложение на своём компьютере и сканирует необходимые документы или загружает уже присланные электронные копии. Затем ABBYY FlexiCapture сам проводит все необходимые действия: распознаёт ключевые поля и информацию, содержащуюся в них. После этого документ переходит к бухгалтеру, который проверяет правильность ввода информации и/или вносит необходимые корректировки. Для того, чтобы сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture особенно полезен для компаний с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Он позволяет удалённо собирать данные на местах, т.е. из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Эта система способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они размещены на разных страницах. При обработке многостраничных документов порядок страниц не имеет значения.
ABBYY FlexiCapture обеспечивает быстроту работы и повышает точность итоговой информации благодаря своим технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). Работа с бумажными документами уменьшается в 3-10 раз, а точность обработки повышается в 10 (!) раз. Данный программный продукт окупается за 3 месяца - 1 год благодаря разумной стоимости и низким затратам на его внедрение и последующее сопровождение.
ABBYY FlexiCapture – это решение, которое может принести реальную пользу бизнесу. Как это было проверено на практике, можно узнать из нескольких кейсов, входящих в портфолио компании.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть компаний PwC, которая занимается аудиторскими услугами, бизнес-консультированием, налогообложением и правом. Компания обслуживает около 2000 клиентов из разных секторов экономики в России.
Одной из важных задач, поставленных перед ABBYY FlexiCapture, было улучшение эффективности обработки финансовых документов и автоматизация их передачи в корпоративную информационную систему. До этого в PwC все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и было склонно к ошибкам. ABBYY FlexiCapture дал возможность автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов и переносить данные в реестр.
Чтобы внедрить систему, были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с выгрузками клиентов.
Теперь, чтобы обработать бухгалтерские документы, сотрудникам PwC нужно лишь загрузить их отсканированные копии на сервер. Всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняет ABBYY FlexiCapture.
Результатом внедрения системы стало значительное повышение эффективности процесса обработки, а также освобождение времени для решения более важных задач. Кроме того, сотрудники PwC могут уделять больше времени клиентам и коммуникации с ними.
Один из крупнейших розничных банков в России – "Открытие". Компания занимает место в первой пятнадцатке крупнейших финансовых учреждений страны. Ежедневно сотрудники банка обрабатывали не менее 1500 документов – платежные поручения, платежные требования и т.д. Однако, ручная обработка документов усложняла и замедляла этот процесс. Кроме того, такой подход влек за собой большой риск ошибок, которые, в свою очередь, ставили под угрозу финансовую безопасность банка. В связи с этим руководство "Открытия" приняло решение оптимизировать процесс обработки данных, повысить его эффективность, а также сократить затраты рабочего времени.
В январе 2014 года банк внедрил программу ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а уже в марте того же года – в филиальной сети. Теперь данная программы используется на всех этапах – от сканирования до контроля бухгалтерских и финансовых документов, включая их верификацию. Автоматизация обработки документов полностью исключила возможность операционных ошибок или мошеннических действий, связанных с человеческим фактором. Кроме того, благодаря сокращению затрат времени на обработку, был снижен риск возникновения организационных и финансовых рисков.
Сотрудники, освобожденные от рутинной работы, теперь могут сосредоточиться на квалифицированной работе. Банк планирует дальнейшую автоматизацию процесса обработки поручений на совершение операций конвертирования, усовершенствование контроля за валютными расчетными документами и создание электронного архива в будущем.
ООО "РН-Ванкор", являющееся дочерним предприятием НК "Роснефть", выбрало платформу ABBYY для автоматизации обработки информации. Компания решила перейти к электронному документообороту с целью сокращения затрат, уменьшения порчи и потери бумажных оригиналов, а также уменьшения сроков обработки первичных бухгалтерских документов.
ABBYY FlexiCapture была выбрана для разработки системы управления бухгалтерской документацией и обеспечения безбумажного взаимодействия с ФНС и налоговыми органами.
Как работает решение? Сотрудник сканирует документ, после чего платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает его тип и анализирует правильность его оформления. Затем сотрудник проверяет правильность распознанных данных и документ сохраняется на сервере, перед тем как быть отправленным на согласование. Программа также способна напоминать о необходимости передачи документа в архив, формировать реестр передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версии документов и их сверки с электронными копиями. Решение автоматизирует все операции бухгалтерского документооборота, формирует массовые выгрузки по результатам поиска и автоматически отправляет сканы согласованных версий документов контрагентам.
Использование платформы ABBYY FlexiCapture позволило сократить сроки обработки документов, а также повысить точность их сопоставления с бумажными версиями. Система внедрена в компании более 2 лет, настроено более 40 шаблонов, а ежегодно обрабатывается более 1 миллиона страниц.
Одной из крупнейших мировых компаний в производстве стали является группа Магнитогорского металлургического комбината (ММК), которая лидирует на российском рынке металлургии. В 2011 году внутри компании уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, но они были недостаточно гибкими и не допускали изменений в параметрах работы. Поэтому было решено запустить новое решение, которое позволит оперативно менять шаблоны документов, не затрагивая разработчика.
Основной задачей при внедрении нового решения было обеспечить быстрое сканирование, распознавание и передачу документов в информационную систему компании, а также автоматизировать обработку первичной бухгалтерской документации. Для этого было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое могут развивать сотрудники IT-подразделения компании. Кроме того, это решение легко интегрируется в уже существующую систему, что обеспечило ускорение и упрощение процесса обработки. Теперь каждый месяц большое количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных сканируется и распознается с помощью системы ABBYY FlexiCapture.
Данное решение не только помогло ММК повысить эффективность обработки первичной бухгалтерской документации, но также показало свою универсальность и применимость во многих отраслях, где ведение бухгалтерского учета является обязательным. Особенно это востребовано в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где автоматизированная обработка документов значительно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com